De coronacrisis heeft de eventbranche opgeschrikt, maar zeker niet omver geblazen. Ruim voor de crisis waren wij wat betreft digitale technieken, design en productie al een geoliede machine. Online events zaten al een tijd in de lift, maar de huidige realiteit heeft deze vorm van evenementen een boost van jewelste gegeven.
De afgelopen maanden hebben we dan ook talloze online events, congressen, borrels, workshops, jaarvergaderingen en zelfs complete zomerfeesten georganiseerd voor onze klanten. Succesvolle digitale bijeenkomsten die hun doelstellingen allemaal hebben gehaald. Door te werken met bestaande (en nieuwe) streaming platformen, die naadloos integreren in online belevingen en op maat gemaakte tools, ontdekken deelnemers hoe leuk en interactief het is om elkaar online te ontmoeten.
Maar wat doe je als een evenement vooral draait om kennis en inhoud? Denk aan bijvoorbeeld de sectoren wetenschap, onderwijs, overheid, zorg en IT? In bijeenkomsten voor deze vakgebieden staat hoogwaardige kennis en netwerken centraal en draait het minder om het ‘mooie plaatje’ of de show er omheen. Natuurlijk valt er op deze events ook genoeg leuks te beleven, maar de boodschap en het verbinden van mensen is het belangrijkste. Dan is het ombouwen van een live event naar een online event beslist geen kwestie van copy-paste.
We geven je graag 5 uitgebreide tips hoe je van een online kennisevent een groot succes maakt.
- Terug naar de tekentafel
Plan een creatiesessie in waarbij het hele event nog eens goed wordt doorgelicht. Wij hanteren vaak de nice-to-have/need-to-have verdeling. Zorg ervoor dat het team in deze sessie divers is; vraag bijvoorbeeld collega’s met en zonder ervaring met het event en van verschillende afdelingen om eens mee te denken. Zie de sessie ook vooral als een open gesprek, pas hierna wordt het event verder vormgegeven. En heb je hulp nodig bij zo’n sessie? Wij kunnen dit voor je begeleiden om tot een goed (online) concept te komen.
- On demand is key
Het is goed je te realiseren dat ondanks de nieuwe realiteit, de tijd van je bezoeker nog steeds schaars is. Wij zien duidelijk een verschuiving in het gedrag van de aanwezige bezoekers: zij willen bediend worden op een moment dat het hen uitkomt. On demand is key. Wil je iedereen goed kunnen helpen hierbij, maak dan een uitgekiende combinatie tussen on demand en live (streaming) in je online programma. Denk daarom goed na over de impact en hoe je dit het beste en zo volledig mogelijk kan benutten en integreren in je totaalcampagne. Iedereen is tegenwoord gewend dat kennis en inspiratie altijd voorhanden is. Denk maar aan de niet te stoppen opmars van Netflix, Spotify, Disney+ en vergelijkbare platforms. Trek hier dus lering uit voor je online evenement- en congres en surf mee op deze behoefte van de bezoeker.
- Netwerken: koppel online de juiste mensen aan elkaar
Faciliteer en organiseer het online netwerken tot in de puntjes. De drempel om bij iemand aan de statafel aan te schuiven is letterlijk weg. Voor veel mensen is dit zelfs een opluchting! En voor ons als organisatoren is het een enorme kans om toch de juiste matches te maken. Bestudeer daarom nauwgezet je bezoekersdata en maak die match. Zo verklein je de kans op no shows. En belangrijker nog, vergroot je de impact van je event. Wil je meer weten over het koppelen van bezoekers, wij hebben de tools in huis en helpen je graag verder.
- Verbind de kijker met het programma
Ook in onze live online evenementen crowdsourcen we graag (een deel) van het programma. Niet altijd is dat even haalbaar, maar er zijn heel veel verschillende manieren om je bezoeker vooraf bij je event te betrekken. Dat is waardevolle data waardoor je een nog beter passend event creëert.
- Vooruit, het mooie plaatje is ook belangrijk
Natuurlijk moet het totale beeld goed zijn. Staan als een huis. Maar de content en visuals moeten de inhoud niet overschreeuwen, juist ondersteunen. Anders heeft iedereen het alleen nog over de ‘show’ en niet meer over de belangrijkste boodschap. Zorg dat het een plezierige, comfortabele online omgeving is. Net als in het ‘echt’ maakt ook hier heldere en passende communicatie de grootste impact. Denk vooral na over de content die je gaat maken tijdens het event en hoe je dit inzet rondom je evenement. De marketing, communicatie en het PR-plan van je evenement moet allemaal op orde zijn.
We helpen je graag verder!
Wil je hierover doorpraten of ben je benieuwd of je op de juiste weg zit? Wil je weten of wij je kunnen ondersteunen met je online productie? Plan dan een vrijblijvend consult in. We helpen je graag op weg en adviseren je met plezier de juiste kant op. Mail ons: events@amplifyeventmarketing.nl en we plannen een (video)gesprek.
Ga naar Nieuws & Blogs en lees meer blogs waarin we schrijven over online en offline evenementen en congressen.
