Conferenties en congressen zijn van onschatbare waarde voor de wetenschappelijke gemeenschap om nieuwe leergebieden te verkennen, hun onderzoeksresultaten te delen en te netwerken met hun collega’s. Het is niet ongebruikelijk dat onderzoekers worden opgeroepen om een wetenschappelijke conferentie of medisch symposium te organiseren en hoewel de kans om hun kennis met andere collega’s te delen meer dan welkom is, kan de logistiek van het organiseren van een grote wetenschappelijke bijeenkomst soms wat overweldigend zijn. We geven je daarom graag een paar tips die zorgen voor een succesvol wetenschappelijk congres of conferentie.
Het draait om wetenschap
De kwaliteit van de sprekers en onderzoekers en het materiaal dat ze presenteren, zorgen ervoor dat jouw conferentie als een succes in de boeken gaat. Daarom is het van belang dat je uitnodigingsbeleid evenwichtig is, tussen bijvoorbeeld zowel jonge onderzoekers als senior wetenschappers die leiders zijn in hun vakgebied. Van tevoren kun je de uitgenodigde sprekers enkele richtlijnen meegeven voor het materiaal dat in hun lezing aan de orde moet komen. Zorg ook voor back-up sprekers in het geval van annulering. En kijk of er goede lokale sprekers zijn, of laat internationale sprekers inbellen: dat scheelt in tijd, reis- en verblijfkosten.
Selecteer de juiste locatie
Wetenschappers, artsen en onderzoekers krijgen een groot aantal uitnodigingen voor conferenties, dus jouw evenement moet aantrekkelijker zijn dan de concurrentie. Bij het plannen van een wetenschappelijke conferentie die internationale afgevaardigden trekt, is het van cruciaal belang om een locatie te kiezen die vanuit de hele wereld gemakkelijk bereikbaar is. Als de stad extra cultureel en historisch belang biedt, zorgt dit er ook voor zorgen dat je evenement opvalt. Zoek een locatie met uitstekende lokale vervoersverbindingen en een die ervaring heeft met het hosten van de wetenschappelijke gemeenschap: je hebt vergaderruimten van verschillende afmetingen nodig, kamers voor interactief onderwijs en voldoende ruimte voor posterpresentaties. In deze tijd van online wetenschaps congressen, kun je ook kiezen voor een hybride vorm.
Hybride wetenschapscongressen
De hybride vorm leent zich uitstekend voor wetenschapscongressen, het geeft (inter)nationale deelnemers de kans om te kiezen tussen fysieke aanwezigheid en online aanwezigheid. Zo kan de drempel van reizen naar een fysiek evenement worden verlaagd. En is door de vaak hogere opkomst is de impact van het congres groter. Ook door de inzet van onze online postermodule en postersessies vergroot en verleng je de mogelijkheden van interactie, kennisdelen en netwerken.
Timing is everything
Beslissen om een wetenschappelijke conferentie bij te wonen is zelden een last-minute beslissing, dus geef de aanwezigen voldoende tijd door de bijeenkomst ruim van tevoren in te plannen. Het is de moeite waard om wat onderzoek te doen om erachter te komen of deelnemers de voorkeur geven aan een conferentie die tijdens de werkweek wordt gehouden of tijdens een lang weekend. En ook of hele of halve dagen het meest praktisch zijn voor lokale aanwezigen die misschien een lezing of posterpresentatie willen inplannen rond hun normale werkschema.
On demand:
Kennis on demand op te vragen, vergroot en verleng de impact van je wetenschapsconferentie. Zet ons eventplatform in om langdurig de kennis te delen binnen de community van wetenschappers. Zo dient het event niet alleen de paar dagen als bron van kennis en inspiratie, maar vaak wel voor enkele maanden.
Zorg voor een aantrekkelijk programma
- Abstracts indienen en abstract handeling, postersessies, allemaal features die in ons eventplatform en de poster en abstract module geïntegreerd zijn. Zo creëer je eenvoudig het programma op basis van de abstract en poster inzendingen.
- Programmeer liever minder maar meer uitgebreide gesprekken dan veel korte gesprekken: dan is er voldoende tijd om zonder haast van de ene naar de andere sessie te gaan.
- Zorg voor voldoende pauzes: netwerken is een van de belangrijkste voordelen van een wetenschappelijke conferentie en koffiepauzes (offline of online) zijn de perfecte gelegenheid om meer te weten te komen over de ideeën en onderzoeken van anderen. Overweeg koffiestands in de posterpresentatieruimte om netwerkmogelijkheden te promoten of richt een virtuele lobby daar goed op in.
- Langere pauzes zijn ook van onschatbare waarde en optionele culturele activiteiten zoals een rondleiding door de stad, een theaterreis of een sportevenement zorgen voor een verfrissende pauze van concentratie op wetenschappelijke zaken.
Hoogwaardige leermogelijkheden
De conferentiesector is zeer competitief en het is vaak moeilijk voor wetenschappers om vrij te nemen van hun onderwijs- of onderzoeksprogramma’s. Om jouw evenement verleidelijk te maken, moet je daarom prioriteit geven aan hoogwaardige leermogelijkheden. Zorg ervoor dat je bezoekers de onderwerpen kennen die aan bod komen, wie de lezingen gaan houden en welke andere leermogelijkheden er beschikbaar zijn (denk aan video’s on demand, podcasts, vlogs, blogs etc).
