Hybride events bieden kansen en zijn de toekomst van vele events en congressen.

Een hybride evenement vindt live plaats met een (beperkter) publiek, maar kan ook digitaal bijgewoond worden. Dit is overigens geen kwestie van alleen het livestreamen van de gebeurtenissen op het podium. Als je een effectieve hybride event wilt organiseren moet je beleving van zowel het fysieke publiek als het online publiek blijven prikkelen en moet de hele beleving naadloos op elkaar worden aangesloten. Verschillend, maar toch gelijkwaardig.

Hybride events zijn voor veel congressen en evenementen de toekomst. Helemaal terug naar hoe het was kan niet meer en is ook niet wenselijk. De voordelen van online moeten we koesteren en meenemen naar de toekomt van evenementen. Een paar ideeën.

Manage de verwachtingen voor zowel het live als het online gedeelte

Natuurlijk zorg je ervoor dat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten van je evenement, maar als je live en digitaal gaat combineren is dat nog belangrijker. Je virtuele gasten moeten weten hoe ze moeten inloggen en je live gasten moeten weten dat publiek online meekijkt. Geef ook duidelijk van tevoren aan dat er een keuze is: fysiek aanwezig zijn of vanachter de computer of in een combinatie.

Denk ‘digital-first’

Als je keuzes maakt over de sprekers, de plattegrond van de setting en het programma, houd dan de digitale deelnemers in gedachten. Iemand die live aanwezig is, heeft een andere aandachtspanne dan iemand die online meekijkt. Daarnaast wil je dat het digitale publiek kan meedoen door vragen te stellen aan de sprekers of netwerken met de andere deelnemers. Zorg dus voor wat kortere sessies met een goede focus.

On-demand is key

Het grote voordeel van een hybride evenement of congres is dat de content hergebruikt kan worden als de meeting voorbij is. Het is ook voor kennisevenementen dé manier om de ROI en de impact van je evenement te vergroten. Denk dus goed na over die impact en hoe je dit het beste en zo volledig mogelijk kan benutten en integreren in je totaalcampagne.

Inhoud is leidend

Inhoudelijke- en kennisevents hebben een stabiele en ervaren partner nodig, die hun doelstellingen serieus neemt en niet met allemaal toeters en bellen aan komt zetten waarbij de boodschap verloren gaat. Ook al zijn er steeds meer interessante online tools te vinden: de inhoud gaat nog altijd voor de (online) vorm.

Wat als hoogwaardige kennis centraal staat?

Wat doe je als een evenement vooral draait om kennis en inhoud? Denk aan bijvoorbeeld de sectoren wetenschap, onderwijs, overheid, zorg en IT? In bijeenkomsten voor deze vakgebieden staat hoogwaardige kennis en netwerken centraal en draait het minder om het ‘mooie plaatje’ of de show er omheen. Natuurlijk valt er op deze events ook genoeg leuks en interactiefs te beleven, maar de boodschap en het verbinden van mensen blijft het belangrijkste.