Online een succesvol evenement of congres organiseren: hoe pak je dat aan?
Afgelopen jaar organiseerden wij tientallen online congressen en evenementen. Van heel klein. tot heel groots. Tienduizenden online deelnemers waren er inmiddels bij ons te gast in livestreams en honderden break out sessies. We weten dus heel goed wat wel en niet werkt en adviseren je daar graag in.
Maar een succesvol online congres of event organiseren, of straks een hybride evenement of congres organiseren. Hoe pak je dat nou aan?
Inmiddels gaan we ervanuit dat je goed hebt gekeken naar alle onderdelen die horen bij het creëren van een strategie voor een online evenement. Doelgroep, doelstelling en de impact die je wilt creëren, alles heb je in overweging genomen en deze zaken zijn helder. Pas daarna komt de grote vraag: hoe ga je dat dan doen, hoe organiseer je een online/virtual evenement en bereik je ook nog je doelstellingen?
Merken en organisaties werken de hele dag aan hun merk. Je kunt dus niet altijd af met simpele (gratis) settings, die doen misschien zelfs wel afbreuk aan je merk. En in deze tijden ben je juist op zoek naar een versterking van je relatie met de klanten, prosects en stakeholders.
Vervolgens kies je het platform wat bij je past. Bijvoorbeeld de bekende online tools die gebruiksvriendelijk zijn in te zetten.
Denk hierbij aan Zoom, Teams of Skype. Het voordeel van deze tools is vooral de bekendheid en de kosten. Het is gebruiksvriendelijk doordat deze tools bekend zijn bij het grote publiek en de kosten relatief laag. Wanneer je graag wilt zenden, zonder al te teveel interactie naar een bestaande groep volgers, dan is een Live Stream via Facebook of YouTube ook heel geschikt. Het voordeel is dat je fans je hier al hebben gevonden en dat het een natuurlijke plek is om iets te communiceren.
Maar wat als je meer wilt? Meer interactie en meer presentatiemogelijkheden? Dan kom je al gauw bij een webinar-opzet terecht. Dat is vaak net iets uitgebreider en biedt meer mogelijkheden voor een groep. Ook de bekendere tools bieden deze functie vaak aan. En er zijn meerdere (internationale) aanbieders te vinden.
Wat ook kan is een studio setting. Op een externe locatie, of in een van onze eigen locaties creëren we een studio waar één of meerdere sprekers van het evenement aanwezig zijn. Zo is er al meer dynamiek en contact. Hierbij kunnen we kiezen voor het maken van een uitzending met beperkte interactie, of juist met volop interactie met de kijker.
Wil je, net als op een ‘echt’ event ook nog fysiek uiteen in break outs, dan is dat ook goed mogelijk. Ook hier kunnen we kiezen voor een studio setting eventueel in combinatie met webinars en streams. Het is maar net waar je event om vraagt en vooral ook, waar de sprekers zich bevinden.
Voor internationale sprekers ligt het voor de hand om te kiezen voor een stream of webinar setting. Voor lokale sprekers kunnen we ook een studio setting creëren in subsessie opzet.
Eigenlijk adviseren wij bij online evenementen altijd te kiezen voor een basis eventwebsite waar alles gebeurt. Een exclusieve online omgeving waar jouw event plaats gaat vinden. Op de (event) website komen bezoekers terecht in een omgeving die we zelf hebben vorm gegeven. Dat komt de beleving al direct ten goede. Je kijkt niet naar een stream: je wordt welkom geheten op een eigen pagina. Op deze pagina hebben we dan ook de mogelijkheid om bezoekers te registreren, in te laten loggen, en online de beleving te bieden die past bij het evenement.
Deze online omgeving hebben wij inmiddels volledig doorontwikkeld. In een beveiligde omgeving creëren we een volledig interactief en evenement of congres. Ons platform functioneert als platform als een compleet online congres. Er is ruimte voor online netwerken, interactie, posterpresentaties en 1 op 1 chats.
Van begin tot eind kunnen wij je met ons bureau ontzorgen. De creatie, communicatie, vormgeving en online techniek en av productie zijn bij ons in vertrouwde handen.
Op basis van jouw wensen, maken wij een voorstel op maat met alle tools die je kan inzetten om jouw online evenement tot een groot succes te maken!
Meer weten hoe wij als evenementenbureau jouw evenement corona-proof kunnen maken? Plan hier een skype / zoom / webex / facetime/ whatsapp of gewoon een telefoontje. In deze gekke tijden zijn wij op afspraak ’s ook avonds bereikbaar.
Eerst meer lezen over over online evenementen? Lees hier al onze artikelen, nieuwsberichten en blogs.
Of neem een kijkje in ons portfolio, we komen tijd tekort om alles erin te plaatsen, maar een eerste kleine greep uit de evenementen is inmiddels geplaatst.
